Imaging Systems s.r.o.
Získejte přehled. Ušetřete. Digitalizujte.
Služby digitalizace dokumentů
Pro převod nejrůznějších druhů papírové dokumentace nabízíme především tyto práce:
Pro převedení stran nejrůznějších papírů, smluv, faktur, dopisů, dodacích listů, vizitek, formulářů, projektové a technické dokumentace, map, výkresů … do počítače – kdy originály jsou, jak co do velikosti, kvality i množství – uloženy v šanonech, regálech archivů, krabicích a všech možných pořadačích - skenujeme dokumenty. Ty mohou býti volné, sešité sponkami či svázané nebo označené notářskými pečetěmi. Práce obsahují zejména tyto tři položky:
Příprava dokumentů ke skenování:
Jedná se o odstranění sponek, utřídění dokumentace podle požadovaných parametrů, polepení čárovým kódem, vložením separátorů dokumentů a po naskenování uvedení papírových originálů do původní podoby a uložení např. do archivačních krabic nebo i přípravu ke skartování.
Skenování dokumentů:
Připravené dokumenty jsou „prohnány“ automatickými podavačem skenerů, skenovány bezkontaktně či „ze skla“ v požadované kvalitě – rozlišení, barevné hloubce a ukládány do vhodných formátů (PDF, TIF, JPG, DJVu ..). Přitom je kontrolováno jejich správné zobrazení, natočení, ořez.
A3. Index dokumentu
Pořízení informace – jednoho či několika údajů, popisujících dokument. Formát takového indexu je XML, CSV, TXT apod. ale i třeba text pro fulltextové hledání.
Mimo to pořízené soubory jsou vhodně uloženy na nejrůznější media (pevné diky, CD ROM, DVD, síťové úložiště apod.) a připraveny pro vložení do počítačových struktur zákazníka.
Práce s dokumenty: naskenované obrazy mohou být dále editovány, čištěny, ořezávány či pořizovány výřezy, prováděny jejich rotace apod.
Někdy je požadováno pořízení více formátů digitalizované dokumentace jejich konverzí do jiných formátů (třeba z TIF do PDF, JPG, DJVu …1 bit – 24 bitů)
Celostránkové OCR
Jedná se o rozpoznání textů knih, slovníků, smluv apod. a uložení do vhodného formátu (MS Word, TXT, PDF/A)
Rozpoznávání strukturovaných formulářů (ICR, IMR a OMR)
Touto metodou se získávají data z formulářů jako jsou záruční listy, vyplněné dotazníky z nejrůznějších průzkumů, školních testů apod. Data jsou pak zkontrolována a ukládána do databází (MS Excel, MS Access apod.)
Korektury textu
Vzniklé texty bývají opravovány zkušenými písařkami, při použití speciálního software. Zvláště je to potřebné při zpracování složitých či poškozených textů, starých publikacích, slovnících apod. Texty mohou být v různých jazycích, obsahovat grafiku, různé typy písma – švabach apod.
C. Skenování výkresů a map – velké formáty - orientační ceny
Velkoformátovým skenováním jsou pořizovány soubory výkresů a map nejrůznějších velikostí a druhů, typicky do 91 cm šíře a 15 m délky, černobíle, odstínech šedi či 24 bitové barvě a rozlišení od 200 do 800 dpi.
Digitalizujeme (v rozlišení max. 2400 dpi, 24 bit barvě, opt. density 3 Dmax) tyto podklady: fotografie (do 10 x 15 cm), negativní/positivní filmy (35 mm) a diapozitivy (5 x 5 cm). Vhodné především pro převedení nejrůznějších domácích archivů do počítače.
Běžná kancelář je i dnes stále zavalená papírovými dokumenty – ty se tisknou, kopírují razítkují, podepisují, ukládají do šanonů, do archivů a vyhledávají .. vyhledávají a vyhledávají.
Pokud ale papírové dokumenty máte naskenované, převedené do PDF/A (tj. s textovou vrstvou v pozadí) můžete místo podpisu a razítka připojit zaručený elektronický podpis, který je nahradí. Stále tomu ale něco chybí, aby bylo možné papíry nechat odvézt ke skartaci a uvolnit tak spousta místa v kancelářích.
Jak tedy provést jejich dlouhodobé uchování - archivaci?
Postup je upraven několika normami – v České republice např. zákonem 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě nebo zákonem 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu a v rámci evropské unie například Rozhodnutím komise č. 2011/130/EU, které určuje technologii, jak k dokumentu připojit elektronický podpis a časové razítko.
Tedy - aby byl dokument důvěryhodný a aby bylo možné ho mít uložen pouze v elektronické formě, musí mít zajištěn věrohodný původ, neporušený obsah a dokument musí být čitelný. To zajišťuje jeho opatření archivním kvalifikovaným časovým razítkem.
Elektronické časové razítko je služba poskytovaná certifikační autoritou, která potvrzuje existenci elektronického dokumentu v určitém čase. Je zpravidla připojováno k dokumentům jako důkaz, že v daném čase a v dané struktuře existovaly. Obvyklá doba platnosti je 5-6 let, u archivního razítka je to 10 let. Jednou z nejpodstatnějších vlastností elektronického časového razítka je garance přesného času, který je v něm uveden. Je totiž synchronizováno na světový koordinovaný čas (UTC). Spojení nezpochybnitelného časového údaje a kontrétních dat je nepostradatelné zejména pro účely jejich zpětného ověření. Tímto spojením je docíleno toho, že synchronizace času je průkazná a nezpochybnitelná v případě jakýchkoliv sporů. Dokument je právně validní a uznatelný v celé EU (viz Nařízení eIDAS a navazující zákon 297/2016 Sb.).
Tuto komplexní službu – odvoz dokumentů, jejich digitalizaci s převodem do PDF/A, důvěryhodnou skartaci, opatření archivním kvalifikovaným časovým razítkem, Vám kompletně zajistíme v Imaging Systems, ve spolupráci s našimi ověřenými partnery.
Pro více technických a cenových informací jsme Vám rádi k dispozici.
